欢迎您访问广东中保安泰保安服务有限公司网站!
当前位置:首页 - 中保安泰资讯中心 - 行业动态

办公自动化在武装押运行业中的应用探索

发布时间:2024年3月25日 来源:www.piccvianzh.com.cn

计算机行业的兴起和武装守押社会化几乎是同时进行的,但在多年的发展过程中,二者似乎如两条平行线,均沿着各自轨道发展,很难交叉。计算机网络的强大侵蚀力和行业兼容性使其逐步扩展到人们日常生活的方方面面,但对于专业性、封闭性较强的武装守押行业,计算机的替代作用还尚未显现。随着社会经济生活对人们行为效率要求的提高,自动化、准确化、精细化要求越来越迫切,研究将计算机领域的新技术投放到武装守押行业将十分必要,计算机网络对于传统武装守押流程崮化、风险控制、人员调配、枪弹管理等方面的作用将是显而易见的。目前,市面上已经研发出针对金融守押的专门系统控制软件,但一方面由于软件成本较高,另一方面其系统性太强,主要针对的是自建金库的押运公司,让其从金库管理到武装押运实行一条龙管理,对于多数押运公司来说,目前金库守护管理社会化进程还未完全结束。自建金库还达不到资金、人员和技术要求,因此,上述软件的推广有一定难度。笔者认为,在守押社会化还处于发展阶段的今天,可将目前各行业通用的办公自动化(OA)软件运用于武装押运管理,再针对行业特点稍作变通,这样一方面能满足武装押运各环节自动化控制的需要;另一方面,也可使武装押运企业内部的行政管理事务实行自动化办公,一举两得。

OA系统特性及与武装押运行业的兼容

办公自动化(OA)系统本身所具有的各项特性,使其能更好地与各行业包括武装守押行业方便、快捷地实现兼容。

一、适应性强。OA系统的主要架构是相对稳定的,它的主要功能是针对企业需求,在主体框架下进行有针对性地研发扩展,以客户需求为目的,通过计算机控制,达到软件功能和客户需求的高度吻合,适应企业日常管理需要。形象地说,企业需求就像一个容器,而OA系统就是液体,它能在不同的容器中发现不同形状,塞满容器各个角落,从而达到软件功能与企业需求的无缝对接。企业需求调研是OA系统建没的首要任务,基于服务众多企业的公共经验,对武装押运行业需求的调研满足和针对性开发,相信OA系统和工作人员仍然能驾轻就熟。

二、兼具实用性与前瞻性00A系统是个庞大的网络体,在主干之外,由于在各行业广泛应用,产生了针对不同行业的特定运用方式。在不同行业内部,OA系统又自成体系,通过行业发展进行自我修正和扩展,产生一套自主修复与动态生长模式,因此除能高度满足行业内部现实要求,体现软件实用性,发挥其管理效率外,还能根据目前行业或企业发展趋势,做出前瞻性的企业系统需求预测,使整个OA系统不仅能在当前体现出高度的实用性,还能使实用性与企业或行业发展步调一致,体现出软件长久的生命力。在武装押运业处于蓬勃发展的今天,将OA软件引入行业管理,既能运用OA系统多年规范化,实用性的流程对武装押运进行系统规范控制,又能让其在武装押运内部适应生存,并在迅速发展过程中掌控行业发展趋势,融入到行业发展之中。由于OA系统适用性与前瞻性的存在,也避免了其在陌生而又发展迅猛的武装押运行业运用中因系统“排异”而夭折。

三、OA系统的独立性和扩展性决定其能适应武装押运行业。OA系统的独立性确保了其自行发展规则和生存方式,保证了OA系统不会在繁杂的行业运用中失去“自我”,最终被各行业吞噬,展现出面目全非的状态;OA的扩展性确保了其在自身独立运行规则外的兼容性,能将各行业的运用吸引并吸收到自身,完成再“消化”,变成自身系统的一个分支。对各行业,包括武装押运,OA系统能很好地找到独立发展与扩展运用的结合点,将系统中通用规则与武装押运行业特性相结合,找准“节骨点”,然后牵引各“关节”,引导武装押运行业做出各类规范“动作”,按部就班。武装押运行业根据自身特点,给整体使用体系赋予“血肉”,一个活生生的武装押运办公自动化系统便应运而省。

四、稳定成熟的系统技术能满足武装押运常态化运行需求。OA系统发展至今,经过多年的自我完善和升级换代,通过大批计算机技术人员的革新和研发,通过市场竞争的优胜劣汰,专业技术已经达到相对成熟和稳定的阶段。计算机软件系统的发展一般会经过初期、中期、成熟期三个阶段。初期是运行成本最大、应用范围狭窄、运行事故率最高时期。中期是全面修正改进时期,成熟期属物美价廉时期。对于武装押运行业,首先是运行常态化,即全年每天武装押运任务部是连续不间断的。一旦中断,将使银行业务出现瘫痪,直接影响社会经济秩序稳定,产生不可估量的损失。另外,武装押运对各操作环节精细化、准确化程度要求高,而且武装押运各环节紧密相连,一旦某一环节发生纰漏,将导致整个武装押运出现高度风险或难以运行基于上述特点,若将处于初期或中期的软件系统运用于武装押运行业必将对本来高风险的守押工作造成新的风险,不利于行业发展。OA系统已经发展成为一套成熟系统,运行差错率低,系统稳定性为多年实践所验证。

五、OA系统高度的私密性能满足武装押运风险控制要求。OA系统虽然内部具有较强的开放性和兼容性,但整个系统仍是相对封闭的自我运行体系,对系统外成员的隔离性很强,而且系统本身在数据安全、平台安全、管理安全方面都有成熟的解决方案,防止系统自身遭到外来破坏。即使遭到破坏,也能及时修复并备份数据。将如此高私密性、安全性的系统运用于武装押运行业,很好地解决了各环节的程序控制,保证武装押运操作流程、运钞车运行线路等涉及业内私密的信息不被流传,极大提高了押运工作的可控性和风险防范等级,另外,目前各押运公司对守押各操作环节的风险防控及痕迹记载还是采用传统的纸质登记方式,首先登记资料繁多不易保存和查阅。重要的是各环节的操作人员均有将资料复制留存的可能性,一旦该环节人员离职后返回作案,凭借其手中掌握的留存资料和押运各环节的熟悉程度,对押运安全威肋、相当大。OA系统中留存的资料能防篡改、防暴力破坏和防非法复制,人员离职后,无法带走任何工作资料,企业内部秘密的泄漏几率大大降低,一方面能避免商业秘密流失对公司造成损失。另一方面,守押安全性和对内部人员作案的防范力度大大加强,提高了押运工作抗风险能力。

六、OA系统的简单界面和易操作性有利于其在武装押运行业快速普及。相对于其他系统,OA系统主要特点是方便上手、操作简易,只需简单的培训。操作者不需要深度的专业知识也能快速、熟练地运用。我国目前武装押运行业的从业者在文化素质与计算机专业技能方面还有待进一步提高,若让其操作专业化过高的系统,将事倍功半,不仅无法提高工作效率,加强风险防控,反而会增加新的工作量,不利于管理工作开展。OA系统简易性特点正迎合了目前武装押运行业从业人员素质需求,利于普及与上手。初中以上文化程度基本上就能实现完全熟练操作,对完善管理作用十分突出。

七、OA系统的增容性符合目前押运行业发展趋势。系统的增容性即一个软件中系统目前所能承载的用户数量及将来能达到承载用户数量的总规模,计算机行业内部称之为高并发性。一个软件系统的增容性与其发展前景息息相关。0A系统针对不同客户需求设定了多种增容规模,包括单用户、10个用户、20个用户等,不设上限,押运公司由于规模大小不一,可根据自身规模设定用户数。一方面能完成有效管理,不造成资源浪费;另一方面也节约管理成本,花最少的钱办最多的事。近几年,各地武装押运行业发展态势好,企业规模扩展快,OA系统的增容性完全能满足这一行业发展需求,强大的高并发性完全避免了押运公‘司前期投入大量成本开发OA系统,因企业规模超过预期发展而导致整个系统无法使用、产生资源浪费的局面出现。

八、OA系统的运用符合目前押运公司体制改革、向现代化公司体制迈进的需求。《保安服务管理条例》颁布后,保安服务市场进一步走向规范。保安服务企业逐步走向市场化、科学化、规范化运作,对企业体制的改革也迫在眉睫。OA系统在我国的公司体制中已运行得十分成熟,押运公司要向专业化公司制迈进,OA系统的引进是必不可少的,适时引进OA系统,对押运公司更好地与市场接轨、与其他行业接轨、与国际接轨大有弊益,OA系统将进一步促进和加快押运公司改制和转型,适应市场竞争的需要。

OA系统在武装押运各环节的应用

OA系统在武装押运行业管理中的应用主要分两大部分,一部分是与其他各行业通用的行政办公管理,这部分主要是针对押运公司内部行政事务,与其他行业基本相同,本文不再赘述。另一部分是针对具体守押业务的管理,下文将就此部分作重点探析。

一、OA系统中公共信息管理功能在武装押运培训方面的应用。公共信息管理主要是企业的规章制度、政策法规、各类办公操作程序、企业组织机构的一个综合信息查询平台。押运公司通过将上述各类信息上传至公共信息管理平台,规定守押人员在限定时间内完成上述各项资料的检索,以达到理论培训电子化,每名守押人员对规章制度和行业规定的检索均有记录可查。一方面,通过可查询的检索记录,证实押运公司将所有规章制度已告知守押人员,使公司执行规章制度的程序合法,避免员工称不知晓规章制度发生扯皮现象,取代了以前每名队员学一项制度签一次名的繁琐程序。另一方面,通过对培训次数、内容的记录,上级主管部门和企业内部均可查阅队员培训情况,对培洲工作进行监管,使企业培洲严格按《保安服务管理条例》要求进行。

二、OA系统中任务管理功能在守押任务执行中的应用。OA系统提供了一个任务管理模块,简单地说,就是领导交办了什么任务,将任务交办给何人,任务执行情况如何,领导对任务执行全过程进行监控等。任务管理主要适用于守押基层管理工作,以指派押运任务为核心,基层队长通过系统没定每天押运工作任务,指定任务完成时间,完成人员及执行押运车组。押运员在每次执行任务出发前,将信息反馈至系统,在任务执行完毕后,将任务执行情况和完成时问通过系统反馈给基层队长。基层队长便可在足不出户的情况下,通过OA系统全程掌握本押运队每天运行情况。系统通过详细记录每天押运情况,每月、每季、每年进行信息汇总分析,便能科学、有效地完成各类押运数据统计和押运各方面风险和流程存在的问题研究,进一步完善押运任务的操作规程,降低风险,OA系统中的任务管理功能将对传统的押运任务登记本进行全面取代。每项押运任务的完成时效更能得到有效监管。每名押运员完成的工作数量和质量都能得到科学反映,使绩效考核更为具体化、数据化,有利于提高一线员工的工作积极性,促进押运任务的安全、及时、高效完成。

三、OA系统中车辆管理功能在运钞车监管中的应用。对运钞车的管理,目前押运公司通用的是GPS定位系统。随着GPS的逐步发展,以前OA系统中关于车辆信息、驾驶员信息,违章管理等内容已被GPS所吸收,但OA系统中的车辆管理功能在对运钞车管理方面,仍然十分实用。主要体现在对车辆维修和保养的管理。通过对车辆维修的审批和统计管理,即控制维修成本,提高车辆使用寿命。车辆由谁报修、修理地点、修理内容、修理费用等均通过OA系统记录;何时该进行保养,系统会主动提示;哪些车辆在修、哪些车辆使用正常,系统均会记载;对车辆使用进行综合调度也可由OA系统指派任务进行。通过对上述信息的统计分析,能有效避免重复修理、高价修理及驾驶员与修理厂之间暗箱操作进行“无病”修理等情况的发生,避免车辆“带病”上路行驶,有效节约车辆运行成本,保证车况良好。

四、OA系统中流程控制功能在押运交接环节中的应用。OA系统中流程控制是个相对开放的功能,用户可根据企业自身特点设计业务流程表,自定义流程。押运工作中,可以将各类交接程序规定用流程表的形式固化于OA系统,每个流程是否按规定完成、解款员交接是否双人进行、交接网点名称、交接人员、交接时间、钞箱出入库时间等均有记载、系统还可提供流程查询,基层队长可实时监督押运物资处于哪个环节。流程控制中的痕迹保留功能可准确记录各环节的流程执行人,一旦发生押运事故,可迅速通过流程查询明晰责任,倒查责任人,从而有效防止押运交接过程中人为疏忽造成交接登记与实物不相符合的情况,进一步降低守押工作风险。

五、OA系统中设备管理功能在武装押运枪弹及设备管理中的应用。设备管理主要功能是对完成单位日常工作设备的购进、分配、维修、折旧管理。在武装押运中,主要设备是枪支弹药,枪弹管理责任在押运工作中占十分重要的地位。通过设备管理功能,可将枪支数量、采购时间、使用年限、枪支维修等进行集中管控,并可清晰记载每个押运队配发的枪弹数量,枪弹具体配发到何人头上等信息,将枪支使用管理责任层级落实到人头。在枪弹领用上,押运员每日录入领用与交回登记,枪弹保管员、队长层级审批,核实数量,在每日押运任务结束后对照系统中登记的数量查点实物,然后将信息反馈回系统,由押运公司经理签署备案:通过设备管理功能可以有效降低涉枪事故发生,传统的枪支交接登记本将被系统取代。在防弹衣、押运制式服装的配发上,设备管理功能亦能准确记载各种设备的使用、收回、折旧等情况,有效地避免守押人员流动性大造成装备管理混乱,节约成本开支。

OA系统的信息记录与反馈功能还可对押运勤务活动进行监督治理,记录押运人员勤务考核结果,评价队员工作业绩,详尽记录交接班情况,对值守人员进行签到管理等、、采用OA系统后,基本可实现武装押运各环节的无纸化运作,节约办公成本,提高办公效率,增强各环节的可控性。未来守押工作中的各方面运用均可在OA系统小得到实现,从而完全实现办公自动化,而这些功能的完善,还需要武装押运行业内人士与计算机软件开发人员进一步研究与探索。

上一篇:没有了